Wie Vitamin Well durch EDI-Automatisierung von 0 auf geschätzte 650 Millionen US-Dollar wuchs
Die Herausforderung:
Keine EDI-Erfahrung, Bestellungen, Lieferavis (ASNs) und Rechnungen komplett manuell: Das bremste das Wachstum.
Die Lösung:
SPS Fulfillment, automatisiert in Microsoft Dynamics 365 integriert, plus PDF Order Automation.
Das Resultat:
120 Kunden angebunden und das monatliche Bestellvolumen verfünffacht.
Einleitung
Die Vitamin Well Group ist ein globales Markenhaus. Das Unternehmen stellt funktionale Getränke und Protein-Snacks für den Alltag her. Gegründet wurde es 2006 in Stockholm. Seitdem ist eine Markenfamilie entstanden, zu der Vitamin Well, Barebells, NOCCO, NÅBE und Tyngre gehören.
Heute betreibt die Vitamin Well Group 14 Büros und beschäftigt weltweit mehr als 750 Mitarbeitende. Sie verkauft in über 50 Märkten in Europa, Nordamerika und Asien. 2025 übertraf das Unternehmen erstmals einen Umsatz von 10 Milliarden SEK. Nordamerika ist zur größten Wachstumsgeschichte der Gruppe geworden. Barebells startete 2019 ohne einen einzigen Dollar Umsatz in den USA. Heute gehört Barebells dort zu den meistverkauften Proteinriegel-Marken. Für dieses Jahr erwartet Vitamin Well in Nordamerika einen Umsatz von 650 Millionen US-Dollar. Die Marken sind bei Trader Joe’s, Walmart, Target, Albertsons und zahlreichen regionalen Lebensmittelhändlern erhältlich.
Die Herausforderung
Vor fünf Jahren kam John Connery als Operations Specialist zu Vitamin Well. Er war ein Ein-Mann-Team. Seine Aufgabe: jede Bestellung, jedes Lieferavis und jede Rechnung von Hand bearbeiten.
Vitamin Well wuchs schnell. Doch das Wachstum brachte ein neues Problem mit sich. Händler verlangten eine automatisierte Auftragsabwicklung per EDI. EDI ist ein Standard, über den Händler und Lieferanten Bestellungen, Rechnungen und Versanddaten elektronisch austauschen. Weder John noch sein Vorgesetzter hatten je mit EDI gearbeitet.
Der Wendepunkt kam, als Vitamin Well an GNC verkaufen wollte. GNC ist ein landesweit tätiger Händler für Gesundheits- und Wellnessprodukte und verlangte EDI für jede Bestellung, jede Rechnung und jedes Lieferavis. Johns Vorgesetzter hatte bereits zugesagt, mit SPS Commerce, dem von GNC empfohlenen Anbieter, zusammenzuarbeiten, bevor überhaupt jemand im Team wusste, was EDI eigentlich bedeutet.
John musste schnell lernen. Er musste verstehen, wie EDI funktioniert. Er musste lernen, wie man neue Handelspartner anbindet. Und er musste den Unterschied zwischen webbasierten Bestell-Setups und direkten Dateiübertragungen begreifen. Das meiste lernte er in der Praxis.
Es stand viel auf dem Spiel. Vitamin Well brauchte einen Weg, immer neue Händler hinzuzugewinnen, ohne dafür ein großes Team aufzubauen. Heute leitet John ein fünfköpfiges Team. Ohne SPS, so schätzt er, müsste es mindestens doppelt so groß sein, nach seiner eigenen Rechnung „mindestens zweistellig“.
Die Lösung
Die Empfehlung von GNC wurde zum Fundament von Vitamin Well. SPS Commerce verwandelte die frühere Handarbeit in ein automatisiertes System.
Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen laufen heute über SPS Fulfillment automatisch zwischen Vitamin Well und seinen Handelskunden hin und her. Die Daten fließen direkt in Microsoft Dynamics 365, das ERP-System des Unternehmens.
Diese Umstellung ist entscheidend. Für John und sein Team ist das ERP die einzige verlässliche Datenquelle („Single Source of Truth“). Wenn Bestell- und Versanddaten automatisch dort landen, statt von Hand eingetippt zu werden, bleibt diese Quelle korrekt.
SPS löste außerdem ein Problem, das EDI allein nicht beheben konnte. Einige kleinere Händler und regionale Lebensmittelhändler wollten kein EDI einrichten. Andere wussten nicht, wie. Mit PDF Order Automation über Fulfillment kann Vitamin Well alle Bestellungen über einen einzigen automatisierten Workflow abwickeln, unterstützt durch KI-gestütztes Mapping.
SPS löste außerdem ein Problem, das EDI allein nicht beheben konnte. Einige kleinere Händler und regionale Lebensmittelhändler wollten kein EDI einrichten. Andere wussten nicht, wie. Mit PDF Order Automation über Fulfillment kann Vitamin Well alle Bestellungen über einen einzigen automatisierten Workflow abwickeln, unterstützt durch KI-gestütztes Mapping.
Die Ergebnisse
Die Zahlen sprechen für sich. Das Nordamerika-Geschäft von Vitamin Well wuchs von null Umsatz im Jahr 2019 auf geschätzte 650 Millionen US-Dollar im Jahr 2026. Das Unternehmen verarbeitet inzwischen fast 500 Bestellungen pro Monat von großen Händlern wie Trader Joe’s, Walmart, Albertsons und Target. Zudem hat sich das Dokumentenvolumen in den letzten zwei Jahren verfünffacht. Im Januar 2024 waren es rund 1.000 Dokumente pro Monat, heute sind es über 5.000.
Das Wachstum endete nicht an der US-Grenze. Als Vitamin Well 2024 in Kanada startete, half SPS dem Team, kanadische und US-amerikanische Bestellungen automatisch auf getrennte ERP-Gesellschaften aufzuteilen. Diese Vorarbeit zahlt sich dieses Jahr erneut aus: Vitamin Well bereitet den Markteintritt in Mexiko vor und will dort das gleiche Setup wiederholen.
Die Automatisierung hat nicht nur Zeit gespart. Sie hat auch Fehler reduziert.
„Sie eliminiert das Risiko menschlicher Fehler.“
— John Connery, Supply Planning Manager, Vitamin Well
Nach seiner Schätzung hat der Wechsel zu SPS den manuellen Aufwand und die Fehlerquote um mehr als 95 % gesenkt.
Diese Zuverlässigkeit schafft Vertrauen. John weiß, dass er sich auf das SPS-Netzwerk verlassen kann, wenn etwas schiefläuft. Die meisten Händler, mit denen Vitamin Well zusammenarbeitet, empfehlen SPS bereits. Die Systeme sind also schon gemappt, und der Onboarding-Prozess ist auf beiden Seiten bekannt.
„Es ist einfach und gleichzeitig komplex. Am Ende des Tages haben viele Marken wie wir die gleichen Herausforderungen und Probleme.“
— John Connery, Supply Planning Manager, Vitamin Well
Diese gemeinsame Erfahrung im SPS-Netzwerk gibt Marken wie Vitamin Well eine Anlaufstelle, wenn neue Herausforderungen auftauchen. Die Chancen stehen gut, dass jemand anderes das Problem schon gelöst hat.
Auch Johns eigener Weg hat sich verändert. Vom Einzelkämpfer in der Auftragsabwicklung wurde er zum Leiter des Supply-Planning-Teams bei Vitamin Well. Heute steuert er Bestände und Produktionsallokation, statt täglich Brände bei der Auftragserfassung zu löschen.
Früher mussten wir Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen manuell bearbeiten. Als wir herausgefunden hatten, wie wir mit SPS automatisieren können, haben wir enorm viel Zeit gespart. Ohne SPS hätten wir deutlich mehr Leute einstellen müssen.
— John Connery, Supply Planning Manager, Vitamin Well
Tipps aus der Praxis
In fünf Jahren Aufbauarbeit am EDI-Fundament von Vitamin Well hat John einige Lektionen gelernt, die er gerne an andere Operations-Verantwortliche in schnell wachsenden Unternehmen weitergibt.
1. Automatisieren Sie die Grundlagen, bevor Sie skalieren. Auftragserfassung und Genauigkeit sind die ersten Brände, die gelöscht werden müssen. Automatisieren Sie diese Prozesse frühzeitig. Wenn das Volumen wächst, ist das dann Ihre geringste Sorge. So haben Sie den Kopf frei für Kapazitäts- und Produktionsplanung.
2. Spezialisieren Sie Ihr Team nach Accounts, sobald eine Person allein nicht mehr alles stemmen kann. Jeder Händler hat eigene Regeln, Formulare und Besonderheiten. Bei der aktuellen Größe von Vitamin Well empfiehlt John, Teammitglieder festen Accounts zuzuordnen. Das funktioniert besser, als von allen zu erwarten, die Eigenheiten jedes einzelnen Händlers zu kennen.
3. Setzen Sie auf ein Netzwerk, dem Händler bereits vertrauen. Die meisten Handelskunden von Vitamin Well haben SPS selbst empfohlen. Dadurch waren Systeme und Onboarding-Prozess bereits gemappt, bevor Vitamin Well überhaupt loslegte.