Drakes Supermarkets & SPS Commerce: Erfolgreiches Onboarding von Lieferanten

Das Unternehmen machte zum ersten Mal Erfahrungen mit EDI und beauftragte das australische Team von SPS Commerce mit der Ausarbeitung eines Plans, der Bereitstellung von Mitarbeitern und der Vermittlung von Erfahrungen bei der Einbindung seiner Lieferanten. Die Fristen waren knapp. Die Erwartungen waren hoch. Als das neue Vertriebszentrum eröffnet wurde, hoffte Drakes, fünf Lieferanten an Bord zu haben. SPS lieferte 40 Lieferanten, und mehrere Dutzend weitere sollten folgen.

Mit SPS war Drakes in der Lage:

• Seine vielfältige Lieferantengemeinschaft besser zu verwalten
• Den Versand durch den Wareneingang zu beschleunigen und Engpässe zu vermeiden
• Kundenerlebnisse durch einen reibungslosen Ablauf der Bestellungen zu verbessern

Geschäfte anders machen

Drakes Supermarket hat 2019 eine mutige Entscheidung getroffen, die seine Geschäftsabläufe und Lieferantenbeziehungen verändert hat. Der Lebensmittelhändler wurde von der Belieferung durch einen Großhändler auf die Belieferung seiner 40 Filialen in Südaustralien umgestellt und kaufte mehr als 26.000 Artikel direkt von seinen Lieferanten.

“Nach 40 Jahren wollte Drakes seine Geschäftsabläufe grundlegend ändern, um effizienter zu werden und unsere Kunden besser bedienen zu können“, sagt Anthony Martini, ERP and Business Systems Implementation Program Manager bei Drakes. „Unsere Lieferantenpartnerschaften liefen nicht mehr über einen Vertriebshändler. Wir waren für alle Interaktionen und Bestände verantwortlich”.

Im Jahr 2019 baute Drakes ein neues Vertriebszentrum und implementierte bzw. modifizierte elf Systeme, einschließlich EDI.

Die Verwaltung der Lieferanten erforderte EDI-Automatisierung

Die Lieferantenbeziehungen des Lebensmittelhändlers änderten sich ebenso wie die Erwartungen. Direkte Partnerschaften würden eine bessere Zukunft für die Lebensmittelkette bedeuten und Drakes die beste Versorgung für seine Kunden bieten. Es gab nur ein Problem: Drakes verfügte nicht über ein Lieferantenmanagementprogramm.

“Jahrelang wollten unsere Direktlieferanten, dass Drakes EDI einsetzt“, sagt Anthony. „Bis jetzt brauchten wir das nicht. Aber jetzt können wir einfach nicht mehr ohne sie leben. Wir konnten nicht erfolgreich sein und unser Geschäft ausbauen, ohne EDI mit unseren größten Lieferanten zu nutzen.”

Drakes hatte extrem enge Fristen, um seine ersten Lieferanten mit EDI zu automatisieren. Sie mussten mit der Eröffnung des neuen Zentrallagers, der Einführung eines neuen ERP- und WMS-Systems und vielen anderen wichtigen Änderungen in Einklang gebracht werden. Der Lebensmittelhändler begann bei Null und das EDI-Programm war brandneu. Keiner der Lieferanten von Drakes arbeitete zu diesem Zeitpunkt mit EDI.

„EDI würde Drakes die Bestell- und Bestandstransparenz verschaffen, die wir brauchten, um die Regale in unseren Geschäften zu füllen und den Kunden die Möglichkeit zu geben, alles zu finden, was sie brauchen“, so Anthony. „Aufgrund meiner Erfahrung mit der Einführung von EDI bei Lieferanten in früheren Positionen erwartete ich, dass wir im ersten Jahr nicht mehr als 20 Lieferanten haben würden. SPS hat in neun Monaten mehr als dreimal so viele Lieferanten angebunden, und es sah einfach aus.“

Die Erfahrung mit dem Full-Service-EDI

Die Drakes haben sich zunächst nicht für SPS Commerce entschieden. Ihre erste Wahl bot die Tools, die sie zu benötigen schienen. Dies war jedoch nicht der Fall und Drakes änderte schnell den Kurs und unterzeichnete mit SPS. Das Full-Service-Angebot von SPS bot dem Lebensmittelhändler alles, was er wirklich brauchte. SPS bot die Technologie an und verfügte über die Mitarbeiter und Prozesse, um das gesamte Programm im Namen von Drakes zu betreiben. Das erfahrene SPS Team leistete die Arbeit, um ein erfolgreiches Programm zu liefern.

“Unsere Entscheidung für SPS Commerce machte unsere EDI-Initiative zu einem Kinderspiel. Das Team vor Ort stellte alles für uns zusammen und führte das gesamte Programm durch. Sie setzten sich mit unseren Lieferanten in Verbindung, teilten uns mit, was wir brauchten, testeten die Verbindungen und sorgten dafür, dass alles klappte. Ohne ihr Team und ihre bewährten Prozesse hätten wir es einfach nicht geschafft. Sie hielten unsere unrealistischen Fristen ein und gingen sehr professionell mit unseren Lieferanten um.”
– Anthony Martini, Programm-Manager für die Implementierung von ERP- und Geschäftssystemen, Drakes

Heute hat SPS mehr als 60 Lieferanten über EDI mit Drakes verbunden. Diese Handelspartner übermitteln Bestellungen, Lieferankündigungen und vieles mehr auf elektronischem Wege, um den Lieferfluss aufrechtzuerhalten. Der Einzelhändler plant, mit Hilfe von SPS bald weitere 40 Lieferanten einzubinden.

„Wir wären mit nur fünf Lieferanten zufrieden gewesen, bevor wir live gingen, aber wir hatten fast 40“, sagte Anthony. „SPS hat alle meine Erwartungen übertroffen. Während des Verkaufsprozesses erklärte mir SPS, wie das Programm aussehen würde und welche Ergebnisse wir erwarten konnten. Es lief genau so, wie sie es versprochen hatten, und es gab keine Überraschungen. Man kann ihnen vertrauen; der Beweis liegt im Pudding.“

Eingang des Inventars im neuen Distributionszentrum

Im neuen Distributionszentrum nimmt Drakes täglich über 1.000 Paletten an seinen Docks entgegen. Die Abschaffung aller manuellen Prozesse war entscheidend für eine schnelle Belieferung der Filialen, da man hoffte, irgendwann Cross-Docking betreiben zu können. Das Lagerpersonal benötigte die Lieferanten des Unternehmens, um über EDI Vorab-Lieferanzeigen (ASN) zu senden, um den Empfangsprozess zu rationalisieren. Die ASN informiert das Lager darüber, was ankommt, wann es ankommt und wie es verpackt ist, lange bevor es im DC eintrifft.

„SPS hat mit unseren Lieferanten zusammengearbeitet, um sie zu veranlassen, uns eine EDI-ASN zu senden“, erklärt Anthony. „Da wir dieses Dokument elektronisch haben, werden die Bestellungen an der Rampe gescannt und sofort eingelagert. Keine Verzögerungen“.

Bestellungen, die bei Drakes ohne ASN eingehen, müssen mit einem Palettenaufkleber versehen werden. Die Lagermitarbeiter müssen alle Artikel identifizieren, Barcodes scannen und die Sendung einer Bestellung zuordnen, bevor sie ins Lager aufgenommen werden kann. Dieser Prozess ist manuell und zeitaufwändig für die Mitarbeiter von Drakes.

„SPS ermöglichte uns eine schnelle Markteinführung, um unsere Ziele zu erreichen und eine vertrauensvolle Beziehung zu unseren Lieferanten aufzubauen, während wir dieses neue Kapitel in unserem Unternehmen aufschlagen“, sagte Anthony. „Sie zeichnen sich unter den EDI-Anbietern durch ihren Service, ihre Integrität und ihre Professionalität aus.“

Automatisierung des Rechnungsabgleichs

Das Finanzteam von Drakes suchte nach einer Möglichkeit, die Richtigkeit der von den Lieferanten erhaltenen Rechnungen zu gewährleisten. Mit Hilfe der Bestell- und Lieferscheindaten können sie nun die meisten Bestellungen automatisch abgleichen.