Drakes Supermarkten & SPS Commerce: Succes met het inwerken van leveranciers

Het was de eerste ervaring van het bedrijf met EDI en ze schakelden het Australische team van SPS Commerce in om het plan, het personeel en de ervaring te leveren om hun leveranciers in te werken. Deadlines waren krap. De verwachtingen waren hoog. Bij de opening van het nieuwe distributiecentrum hoopte Drakes vijf leveranciers aan boord te hebben. SPS leverde 40 leveranciers en er zouden er nog enkele tientallen volgen.

Met SPS was Drakes in staat om:

• De diverse leveranciers beter te beheren
• Zendingen sneller ontvangen en knelpunten voorkomen
• De klantervaring helpen verbeteren door orders door te laten stromen

Op een andere manier zaken doen

Drakes Supermarket nam in 2019 een gewaagde zakelijke beslissing die hun activiteiten en leveranciersrelaties veranderde. De supermarkt ging over van bevoorrading door een groothandel naar bevoorrading van zijn 40 winkels in Zuid-Australië en kocht meer dan 26.000 artikelen rechtstreeks in bij zijn leveranciers.

“Na 40 jaar was Drakes bezig met een belangrijke verandering in de bedrijfsvoering om efficiënter te zijn en onze klanten beter van dienst te kunnen zijn”, zegt Anthony Martini, ERP en Business Systems Implementation Program Manager bij Drakes. “Onze leverancierspartnerschappen verliepen niet langer via een distributeur. Wij waren verantwoordelijk voor alle interacties en inventaris.”

In 2019 bouwde Drakes een nieuw distributiecentrum en implementeerde en/of wijzigde elf systemen, waaronder EDI.

Beheer van leveranciers vereist EDI-automatisering

De relaties van de supermarkt met leveranciers veranderden, net als de verwachtingen. Directe partnerschappen zouden een betere toekomst bieden voor hun supermarktketen en Drakes ook voorzien van de beste voorraden voor haar klanten. Er was één probleem: Drakes had geen leveranciersmanagementprogramma.

“Jarenlang wilden onze directe leveranciers dat Drakes EDI ging gebruiken,” zei Anthony. “Tot nu toe was dat niet nodig. Maar nu kunnen we gewoon niet meer zonder. We konden niet succesvol zijn en ons bedrijf laten groeien zonder EDI met onze grootste leveranciers.”

Drakes had extreem strakke deadlines om zijn eerste leveranciers te automatiseren met EDI. Het moest worden afgestemd op de opening van het nieuwe DC, de lancering van een nieuw ERP en WMS en vele andere grote veranderingen. De supermarkt begon vanaf nul en het EDI-programma was gloednieuw. Geen van de leveranciers van Drakes deed op dat moment aan EDI met het bedrijf.

“EDI zou Drakes de zichtbaarheid van bestellingen en voorraden geven die we nodig hadden om de schappen in onze winkels gevuld te houden en consumenten in staat te stellen alles te vinden wat ze nodig hadden”, aldus Anthony. “Op basis van mijn ervaring met het onboarden van leveranciers op EDI in eerdere functies, verwachtte ik niet meer dan 20 leveranciers in het eerste jaar. SPS heeft in negen maanden tijd meer dan drie keer zoveel leveranciers aan boord gehaald en het ziet er gemakkelijk uit.”

Ervaar het full-service EDI-verschil

Drakes koos in eerste instantie niet voor SPS Commerce. Hun eerste keuze bood wat ze nodig leken te hebben. Dat was het niet en Drakes veranderde snel van koers en tekende met SPS. Het full-service aanbod van SPS bood de supermarkt alles wat ze echt nodig hadden. SPS bood de technologie en had het personeel en de processen om het hele programma namens Drakes uit te voeren. Het ervaren SPS team deed het werk om een succesvol programma te leveren.

“Onze keuze voor SPS Commerce maakte van ons EDI-initiatief een fluitje van een cent. Hun lokale team stelde alles voor ons samen en leidde het hele programma. Ze namen contact op met onze leveranciers, communiceerden wat we nodig hadden, testten de verbindingen en zorgden ervoor dat alles op rolletjes liep. We hadden het gewoonweg niet kunnen doen zonder hun team en hun bewezen processen. Ze haalden onze onrealistische deadlines en waren zo professioneel met onze leveranciers.”
– Anthony Martini, programmamanager implementatie ERP- en bedrijfssystemen, Drakes

Vandaag de dag heeft SPS meer dan 60 leveranciers via EDI met Drakes verbonden. Deze handelspartners verzenden bestellingen, verzendberichten en meer elektronisch om de voorraden op peil te houden. De retailer is van plan om binnenkort nog eens 40 leveranciers aan te sluiten, met de hulp van SPS.

“We zouden blij zijn geweest als we maar vijf leveranciers aan boord hadden gehad voordat we live gingen, maar we hadden er bijna 40,” zei Anthony. “SPS overtrof al mijn verwachtingen. Tijdens het verkoopproces vertelde SPS me hoe het programma eruit zou zien en welke resultaten we konden verwachten. Het ging precies zoals ze zeiden dat het zou gaan en er waren geen verrassingen. Je kunt ze vertrouwen; the proof is in the pudding.”

Inventaris ontvangen in het nieuwe DC

In hun nieuwe DC ontvangt Drakes dagelijks meer dan 1000 pallets bij de dokken. Het elimineren van alle handmatige processen was van cruciaal belang om de voorraden snel naar de winkels te krijgen, in de hoop uiteindelijk cross-docking toe te passen. Het magazijnpersoneel had de leveranciers van het bedrijf nodig om ASN’s (advance ship notices) via EDI te versturen om het ontvangstproces te stroomlijnen. De ASN waarschuwt het magazijn over wat er binnenkomt, wanneer het binnenkomt en hoe het verpakt is, ruim voordat het aankomt in het DC.

“SPS heeft met onze leveranciers samengewerkt om hen een EDI ASN te laten sturen”, aldus Anthony. “Doordat we dit document elektronisch hebben, worden de orders gescand bij het dok en meteen weggezet. Geen vertragingen”.

Bestellingen die Drakes zonder ASN ontvangt, moeten een palletidentificatiesticker krijgen. Magazijnmedewerkers moeten alle artikelen identificeren, barcodes scannen en de zending correleren met een inkooporder voordat deze in de inventaris kan worden opgenomen. Dit proces is handmatig en tijdrovend voor de medewerkers van Drakes.

“SPS bood ons de snelheid om onze doelen te bereiken en een vertrouwde band te creëren met onze leveranciers nu we dit nieuwe hoofdstuk in ons bedrijf ingaan,” zegt Anthony. “Ze onderscheiden zich onder de EDI-providers met hun service, integriteit en professionaliteit.”

Factuurconciliatie automatiseren

Het financiële team van Drakes wilde een manier om de juistheid te controleren van de facturen die ze van leveranciers ontvingen. Met behulp van de gegevens van inkooporders en verzendberichten kunnen ze nu de meeste orders automatisch reconciliëren.