Comment automatiser les commandes, même lorsque les clients n’utilisent pas l’EDI ?
La saisie manuelle des commandes au format PDF est chronophage, ralentit le traitement des commandes et augmente le risque d’erreurs coûteuses.
Grâce à une solution d’échange de données informatisé (EDI), vous pouvez transmettre par voie électronique des documents tels que les commandes, les mises à jour d’inventaire, les avis d’expédition et les factures. Vous éliminez ainsi les tâches fastidieuses de saisie de données, automatisez vos processus de commande et pouvez prendre en charge davantage de clients et de détaillants sans alourdir la charge opérationnelle.
Mais qu’en est-il de vos clients qui ne sont pas équipés pour utiliser l’EDI ?
Si vous êtes comme de nombreux fournisseurs et prestataires logistiques (3PL), vous travaillez avec des clients et retailers qui continuent d’envoyer leurs commandes sous forme de fichiers PDF, de feuilles de calcul, d’e-mails ou de pièces jointes.
La gestion des commandes provenant de clients non EDI peut constituer un retour en arrière vers l’inefficacité des flux de travail manuels. Vous devez alors faire face à des coûts opérationnels plus élevés et à une difficulté supplémentaire pour développer et faire croître votre entreprise. La saisie manuelle ralentit la réception, provoque des erreurs en aval et entraîne des coûts supplémentaires pour chaque commande traitée.
Il existe toutefois une meilleure solution.
L’automatisation des commandes PDF de SPS Commerce vous permet de traiter de manière transparente les commandes non EDI sur l’ensemble de votre réseau, de réduire les efforts, d’éliminer les erreurs et d’assurer un traitement plus rapide et plus fiable.
Gérer les difficultés liées aux commandes non EDI
Une fois que vous avez fait l’expérience d’un traitement fluide des commandes EDI, les difficultés liées à la gestion des commandes non EDI semblent encore plus pénibles, en particulier dans un environnement d’entrepôt où chaque minute compte.
- Coûts opérationnels élevés : la saisie manuelle des commandes dans votre système vous fait perdre du temps et des ressources, ce qui augmente les dépenses et réduit l’efficacité.
- Erreurs et retards : une saisie erronée des données peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise, telles que des erreurs de préparation des commandes, des expéditions incorrectes, des rétrofacturations, une perte de confiance des clients et le non-respect des accords de niveau de service (SLA).
- Évolutivité limitée : plus votre entreprise se développe, plus il devient difficile de traiter manuellement les PDF et les e-mails, ce qui limite l’intégration des clients ou la capacité à faire face aux pics de volume saisonniers.
Ce sont les workflows obsolètes qui empêchent de nombreuses opérations d’atteindre une véritable efficacité de la supply chain.
Transformer les commandes non EDI grâce à l’automatisation
Lorsque vous gérez vos processus EDI avec SPS Commerce Fulfillment, vous avez déjà accès à plus de 400 intégrations système préconfigurées pour les solutions ERP, OMS, WMS, etc.
Notre solution PDF Order Automation utilise vos intégrations Fulfillment existantes pour mapper et traduire les commandes non EDI dans votre workflow EDI. Le mapping et la traduction assistés l’intelligence artificielle intègrent vos commandes de manière transparente dans Fulfillment.
Grâce à PDF Order Automation, vous pouvez :
- Traiter toutes les commandes avec un seul workflow automatisé
- Réduire les erreurs et accélérer l’exécution des commandes
- Gérer une croissance saisonnière ou rapide sans augmenter les effectifs
- Libérer vos chargés de clientèle et vos équipes d’entrepôt : ils pourront ainsi se concentrer sur des tâches stratégiques et génératrices de revenus.
En tant que plus grand réseau de vente au détail comptant plus de 4 000 organismes d’achat, SPS est particulièrement bien placée pour automatiser les canaux de commande les plus complexes.
S’attaquer au problème de la précision : OCR ou IA ?
Vous vous demandez peut-être comment cela fonctionne ou vous êtes sceptique quant à son efficacité, car vous avez déjà constaté les limites des solutions prétendument capables d’automatiser les commandes non EDI grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR).
L’OCR fonctionne comme un scanner : il reconnaît les caractères, mais pas leur signification. Pour les prestataires logistiques 3PL, pour qui la précision des commandes détermine l’efficacité du prélèvement et l’exactitude des expéditions, cela pose problème. Lorsqu’un « O » devient un « 0 », votre entrepôt finit par prélever le mauvais SKU, ce qui a un impact sur vos marges.
SPS PDF Order Automation n’est pas une solution OCR. Notre solution utilise l’intelligence artificielle (IA) : au lieu de simplement lire les caractères, notre système comprend réellement la structure et la signification des documents.
Grâce au mapping assisté par l’IA, notre solution apprend également à faire correspondre les champs uniques de chaque PDF aux champs de votre système de commande.
Cette technologie exclusive permet d’extraire les données avec une précision quasi parfaite. Vos commandes PDF sont ainsi traitées exactement comme les commandes EDI, avec précision, cohérence et fiabilité, pour une exécution optimale dans l’entrepôt.
SPS PDF Order Automation offre le plus haut niveau de précision et d’efficacité, éliminant les problèmes liés aux anciens systèmes OCR.
Évaluer les besoins en fonction du volume de commandes PDF
Si PDF Order Automation semble être une solution évidente pour les entreprises traitant de grands volumes, elle est également utile pour les faibles volumes et pour les entrepôts ayant une clientèle variée ou des modèles de commande imprévisibles.
Les processus manuels pour les petites commandes continuent en effet de générer des inefficacités, des erreurs et des coûts inutiles. SPS PDF Order Automation réduit ces contraintes en fournissant une base évolutive qui vous permet de gagner du temps et de l’argent dès maintenant, tout en préparant votre entreprise à la croissance.
Passer au niveau supérieur : c’est le moment
L’automatisation des commandes non EDI vous fait gagner du temps, mais c’est aussi une décision stratégique qui vous permet de vous préparer à affronter un marché concurrentiel. Être à la pointe de l’automatisation innovante vous aide à mieux répondre aux demandes de vos clients, à gérer des volumes de commandes croissants et à éliminer les erreurs coûteuses.
Que vous soyez déjà client de SPS ou que vous commenciez tout juste à optimiser votre supply chain, SPS PDF Order Automation est une solution fiable et évolutive qui élimine les inefficacités de votre workflow non-EDI, et prépare votre entreprise pour l’avenir.
Les commandes non EDI ne doivent pas ralentir votre activité. L’automatisation de ces workflows vous permet de traiter les commandes plus rapidement, de réduire vos coûts et de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Êtes-vous prêt à éliminer les commandes PDF manuelles ? Contactez un expert pour découvrir comment l’automatisation des commandes PDF peut s’intégrer à vos processus.
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