E-Factureren in Polen

Het is bevestigd dat elektronische facturering in Polen verplicht wordt voor B2B-transacties, met name als middel om btw-fraude tegen te gaan. Deze verplichting treedt in februari 2026 in werking en sluit aan bij de reeds bestaande e-factureringsverplichting voor B2G-transacties.

Context

Net als in andere Europese landen is een van de belangrijkste redenen waarom e-facturering in Polen is ingevoerd, het voorkomen van belastingfraude, hoewel dit slechts de laatste van een reeks voorzorgsmaatregelen is die het land al heeft genomen. Op dit moment heeft Polen al maandelijkse btw-rapportage, elektronische financiële analyse en een online fiscaal kassasysteem voor het monitoren van transacties (in de detailhandel) ingevoerd. Met de invoering van elektronische facturering komt Polen nu een stap dichter bij het uitbannen van btw-fraude.

B2G e-facturatie in Polen

B2G-e-facturering is al verplicht in Polen. Alle overheidsinstanties moeten e-facturen kunnen ontvangen via het nationale e-factureringsplatform van het land, het PEF. Het PEF wordt gebruikt voor B2G-e-facturering tussen particuliere bedrijven en overheidsinstanties bij openbare aanbestedingen. Leveranciers van overheidsinstanties zijn niet verplicht om hun facturen elektronisch in te dienen, maar veel leveranciers kiezen ervoor om dit vrijwillig te doen door een dienstverlener te kiezen die als PEPPOL-toegangspunt fungeert, zoals SPS Commerce.

Het PEF werd voor het eerst geïntroduceerd in 2019 en sindsdien zijn alle subcentrale Poolse overheidsinstanties verplicht zich op dit platform te registreren om e-facturen te kunnen ontvangen. Het PEF ondersteunt het verzenden en ontvangen van e-facturen en andere transactiedocumenten in een gestandaardiseerd XML-formaat. Het platform bestaat uit twee PEPPOL-toegangspunten die door dienstverleners worden geïmplementeerd.

B2B e-facturatie in Polen

In Polen zijn B2B-e-factureringstransacties sinds begin 2022 toegestaan, maar vrijwillig. De EU heeft Polen voorlopige toestemming verleend om B2B-e-facturering verplicht te stellen van februari tot april 2026.

Op 7 augustus 2023 heeft de president van Polen de wet van 16 juni 2023 ondertekend tot wijziging van de Poolse btw-wet en verschillende andere wetten. Het Poolse ministerie van Financiën heeft echter op 4 april 2024 een samenvatting gepubliceerd van de voorgestelde wettelijke opties voor het herziene Poolse mandaat voor elektronische facturering “KSeF”. Als gevolg hiervan moeten belastingplichtigen zich vanaf 1 februari 2026 voorbereiden op verplichte elektronische facturering en het nationale elektronische factureringssysteem (KSeF – Krajowy System e-Faktur).

Momenteel is KSeF een vrijwillige oplossing: u kunt kiezen of u een gestructureerde factuur in KSeF wilt uitgeven of zoals voorheen (op papier of elektronisch, bijvoorbeeld in een pdf-bestand). Vanaf 1 februari 2026 geldt het volgende:

* Vanaf 1 februari 2026 wordt elektronische facturering verplicht voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan 200 miljoen PLN (ongeveer 46 miljoen EUR).
* From February 1, 2026, electronic invoicing will become mandatory for companies with an annual turnover exceeding PLN 200 million (approximately EUR 46 million).
* Entiteiten waarvan de maandelijkse omzet niet hoger is dan 10.000 PLN, mogen uiterlijk op 31 december 2026 overschakelen op elektronische facturering.

De verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden en te ontvangen geldt niet voor buitenlandse entiteiten in Polen, noch voor entiteiten die geen vaste inrichting hebben, maar uitsluitend voor btw-doeleinden in Polen zijn geregistreerd. Deze belastingplichtigen kunnen facturen blijven uitgeven op basis van de bestaande regels (elektronisch of op papier), en vrijwillige elektronische facturering via KSeF blijft voor hen mogelijk.

Normen en technische vereisten

Polen gebruikt het standaardformaat (EN 16931) en PEPPOL BIS Billing 3.0. Aangezien facturen voldoen aan EN16931 en PEPPOL BIS Billing 3.0, zouden alle geregistreerde Poolse overheidsinstanties elektronische facturen moeten kunnen ontvangen van andere instanties die zijn aangesloten op PEPPOL.

Belastingbetalers hebben een ERP-systeem nodig dat hun financiële gegevens combineert met het KSeF-portaal via de PEPPOL-gecertificeerde API om e-facturen in Polen te verwerken en uit te wisselen.

Conclusie

Polen is bezig met de volledige digitalisering van de facturering. Hoewel deelname aan KSeF tot begin 2016 vrijwillig blijft, moeten bedrijven niet te lang wachten met de voorbereidingen. Het systeem wordt vanaf februari 2026 in fasen verplicht gesteld en zal in april 2026 volledig zijn ingevoerd.

Bedrijven die in Polen actief zijn, moeten ervoor zorgen dat hun boekhoudsystemen, interne workflows en complianceprocessen tijdig klaar zijn om verbinding te maken met KSeF, zodat er geen verstoringen ontstaan zodra de verplichting van kracht wordt.

• About
• Latest Posts

Aleksandra Vovchenko

Marketing Specialist at SPS Commerce

Aleksandra is a Marketing Specialist at SPS Commerce, responsible for marketing strategies for the DACH region. She has a special interest in product marketing and marketing analysis, and is an active contributor to the SPS Commerce blog. Her inspiration is to encourage organizations to go paperless and promote sustainable business practices.

Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

• E-facturatie in België - December 1, 2025
• E-Factureren in Polen - November 17, 2025
• Digitalisering is meer dan AI en robotica: transformatie van supply chains door middel van data - October 27, 2025