ViDA-Rechnung: Rechnungsaustausch künftig über Finanzämter

Aktualisiert im März 2025

Der Hauptgrund für diese Maßnahme ist, wie bereits erwähnt, die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs. Die elektronische Rechnungsstellung ist weltweit das einzige legale Instrument, um dieses Ziel zu erreichen. Neben den offensichtlichen Vorteilen ist die elektronische Rechnungsstellung daher auch eine Verpflichtung für alle europäischen Unternehmen.

Austausch von Rechnungen durch die Steuerbehörden

Die EU plant die Einführung des ViDA-Mehrwertsteuersystems im Jahr 2030. Nach diesem Datum werden Rechnungen, die nicht den neuen Richtlinien entsprechen, nicht mehr bezahlt. Die wichtigste Änderung, die dieses Gesetz mit sich bringt, ist, dass der Austausch von Rechnungen künftig über die Steuerbehörden erfolgt. Die Art und Weise unterscheidet sich von Land zu Land, doch wird im Wesentlichen jede Rechnung, die einen MwSt-Anteil enthält, über die Steuerbehörden laufen, so dass diese für jede einzelne Rechnung verfolgen können, ob jeder seinen MwSt-Pflichten nachkommt.

Auswirkungen auf Prozesse und Systeme

Die Einhaltung der zukünftigen Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit dem ViDA-Gesetzentwurf erfordert von vielen Unternehmen eine Digitalisierung. Die Umsetzung des sogenannten 4-Ecken-Modells bzw. 4-Corner-Modells  – die Interaktion zwischen dem Lieferanten, dem Kunden und dem (den) beteiligten Dienstleister(n) – ist notwendig, um die neue Richtlinie einhalten zu können. Eine sehr wichtige Herausforderung ist, dass die Gesetze und Vorschriften einen großen Einfluss auf die Finanzprozesse haben, die dazu führen, dass Rechnungen korrekt, vollständig und rechtzeitig versandt und empfangen werden. Die Auswirkungen werden auf beiden Seiten zu spüren sein: organisatorisch auf der Finanzseite und technisch auf der Systemseite.

Natürlich unterscheiden sich die Folgen von Unternehmen zu Unternehmen und hängen insbesondere davon ab, inwieweit das Unternehmen international tätig ist. Es gibt beispielsweise viele Unternehmen, die nur in Belgien oder den Niederlanden verkaufen, aber weltweit einkaufen. Umgekehrt gibt es Unternehmen, die hauptsächlich in vielen Ländern tätig sind und beispielsweise Kostenrechnungen von ihren Niederlassungen in der ganzen Welt erhalten. In all diesen Fällen sind die Auswirkungen des neuen digitalen Mehrwertsteuersystems erheblich.

Obwohl es sich um eine EU-Richtlinie handelt, unterscheidet sich die eingeschlagene Richtung nicht von dem, was wir in anderen Teilen der Welt beobachten können, z.B. in Amerika und Asien, wo eine ähnliche Entwicklung bereits im Gange ist. Allerdings geht jedes Land, wie auch in der EU, einen etwas anderen Weg und ein etwas anderes Tempo.

Rechtzeitige Vorbereitung auf die Einführung

Während man erwarten könnte, dass jedes Unternehmen auf diese Form der Digitalisierung gut vorbereitet ist, ist es für Unternehmer nicht ratsam, dies unhinterfragt anzunehmen. Viele Kleinunternehmer haben keine Ahnung von der Thematik, geschweige denn von den Auswirkungen. SPS Commerce begrüßt es daher sehr, dass vor allem größere Unternehmen, aber auch Regierungen, ihre Lieferanten und Kunden so gut wie möglich informieren und auf dem Weg begleiten. Das ist wichtig, denn es nützt niemandem, wenn Unternehmen alles in letzter Minute organisieren müssen.

Deshalb ist es so wichtig, dass sich die Unternehmen schon jetzt auf die Umsetzung des Gesetzes vorbereiten. Denken Sie nur an die notwendigen Anpassungen in der Finanzbuchhaltung, die nicht in ein paar Monaten erledigt werden können. Außerdem kann niemand vorhersehen, was in einem Unternehmen bis 2030 alles passieren kann, denken Sie nur an Übernahmen, Umstrukturierungen, Erweiterungen, ERP-Migrationen. Dies sind Beispiele für große Veränderungen mit enormen Auswirkungen. Bereiten Sie sich also schon jetzt darauf vor, damit Ihnen das Finanzamt nicht im Nacken sitzt und Ihre Rechnungen auch in Zukunft bezahlt werden können. Eine Zukunft, die viel näher ist, als Sie denken, vor allem, wenn Sie im Ausland tätig sind!

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Aleksandra Vovchenko

Marketing Specialist bei SPS Commerce

Aleksandra is a Marketing Specialist at SPS Commerce, responsible for marketing strategies for the DACH region. She has a special interest in product marketing and marketing analysis, and is an active contributor to the SPS Commerce blog. Her inspiration is to encourage organizations to go paperless and promote sustainable business practices.

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