Dans cet article, découvrez :
- Ce qu'est un système de gestion des informations produit (PIM)
- Les avantages d'utiliser un système PIM
- Comment trouver un système PIM adapté à vos besoins
La supply chain continue de se déplacer de plus en plus vers des espaces virtuels, du e-commerce aux vitrines agentiques. Ce virage n'est pas nouveau, mais chaque année apporte une nouvelle tendance, qui à son tour génère de nouvelles sources de stress pour les fournisseurs qui tentent de suivre le rythme. Mais suivre les tendances n'est que la moitié du combat.
Les fournisseurs gèrent déjà d'innombrables produits, les données qui leur sont associées, les exigences des retailers, les problèmes de conformité et les litiges liés aux déductions. Souvent, une nouvelle tendance est la dernière chose qu'un fournisseur a le temps de traiter — à moins qu'il ne s'agisse pas vraiment d'une tendance, mais d'un outil pour aider à gérer tout ce que les fournisseurs jonglent au quotidien.
Qu'est-ce qu'un système PIM ?
La fin des années 90 et le début des années 2000 ont introduit les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) dans les pratiques de gestion de la supply chain, qui étaient auparavant gérées via des processus manuels et des tableurs. Mais les systèmes ERP n'ont pas été conçus pour gérer l'augmentation significative du contenu produit — images, descriptions et attributs — qui a accompagné l'essor du e-commerce. C'est là qu'intervient le système PIM, créé spécifiquement pour aider les fournisseurs et les retailers à gérer les données associées au e-commerce. Le PIM n'a pas remplacé l'ERP, mais a plutôt comblé un besoin né de ces exigences.
Un système PIM centralise, gère et consolide les données produit pour garantir leur exactitude et leur cohérence sur plusieurs canaux. Un système PIM se concentre sur la manière dont les fournisseurs utilisent leurs données produit, notamment lorsqu'il s'agit de partager ces données avec les parties prenantes. Cela peut se traduire par l'une des fonctions suivantes :
- Organiser et consolider les données produit des fournisseurs sur tous les canaux
- Organiser et consolider les ressources média pour l'accessibilité et la conformité
- Comprendre et organiser les informations de conformité pour maintenir les fournisseurs à jour
Quels sont les avantages d'utiliser un PIM ?
Le PIM offre de nombreux avantages aux fournisseurs, aidant à résoudre les problèmes récurrents suivants :
Fragmentation des données
Pour les fournisseurs travaillant avec plusieurs retailers, fabricants et autres partenaires, les données peuvent très rapidement devenir fragmentées. Il existe des variations dans les exigences en matière de données produit entre les retailers et différents systèmes dans lesquels soumettre ces données. Si le fournisseur conserve ses données dans plusieurs canaux différents, celles-ci peuvent facilement se perdre ou être mal interprétées dans le processus de transmission aux bonnes parties prenantes. Cela est encore pire si certains des processus de gestion de données existants du fournisseur sont effectués manuellement.
Lorsque les données deviennent fragmentées, cela entraîne des retards et des erreurs de fabrication, qui à leur tour conduisent à des retailers insatisfaits, des amendes de conformité, des clients mécontents et une image de marque ternie.
Incapacité à répondre aux exigences des retailers
Lorsque les données sont fragmentées, ou que la gestion des données se fait sur un tableur ou dans un système obsolète, il devient quasiment impossible de suivre les exigences des retailers. Particulièrement dans le monde du e-commerce, les fournisseurs doivent fournir des spécifications produit (dont les exigences varient d'un retailer à l'autre) pour que leur produit soit référencé sur la marketplace e-commerce du retailer. Si ces données produit ne sont pas facilement accessibles, le fournisseur risque de manquer des échéances clés, de soumettre des spécifications incorrectes ou de perdre des options de référencement e-commerce privilégiées.
Le PIM constitue une première ligne de défense pour les fournisseurs, en organisant les données en un seul endroit, afin que les fournisseurs sachent exactement où elles se trouvent et puissent y accéder et envoyer les bonnes données aux parties prenantes concernées en temps voulu.
Incohérence sur plusieurs canaux
En maintenant les données organisées et accessibles, les fournisseurs peuvent se concentrer sur la cohérence. Par exemple, les fournisseurs peuvent s'assurer que les documents tels que les avis d'expédition (DESADV) et de réponse à la commande (ORDRSP) sont soumis à temps et conformément aux exigences et besoins spécifiques de chaque retailer.
Lorsque les données sont désorganisées, mal gérées et fragmentées, les documents sont régulièrement soumis en retard ou de manière incorrecte. L'utilisation d'un système PIM peut aider les fournisseurs à aller au cœur du problème plutôt que de perdre d'innombrables sommes en amendes de non-conformité.
Augmentation des coûts liés aux erreurs de conformité
Certains fournisseurs perdent de l'argent à cause des amendes de conformité et des déductions des retailers, et ce, parfois chaque semaine. Il peut sembler accablant de gérer toutes les déductions qui surviennent chez plusieurs retailers et de déterminer si elles sont valides ou non. Certains fournisseurs trouvent plus facile de simplement payer chaque déduction qu'ils reçoivent parce qu'ils n'ont pas la capacité de trouver la cause profonde du problème. D'autres contestent chaque déduction sans exception, indépendamment de leur validité, perdant un temps qui pourrait être utilisé pour trouver une solution plus durable.
De nombreuses erreurs de fournisseurs qui entraînent des déductions sont dues à une mauvaise gestion des données. En utilisant un système PIM pour consolider et organiser les données, les fournisseurs peuvent connaître la cause profonde de la déduction lorsqu'ils la reçoivent, savoir si elle est valide ou non, et disposer de la documentation nécessaire pour la contester avec succès et récupérer leur chiffre d'affaires.
Comment choisir un système PIM
De nombreuses entreprises proposent des solutions PIM, mais chacune ne sera pas nécessairement la bonne. Pour choisir le meilleur système PIM adapté à vos besoins, vous devrez considérer :
- La taille de votre entreprise
- Les principaux problèmes que vous cherchez à résoudre
- Votre budget
Ces facteurs vous aideront à réduire vos options lors de la recherche d'un système PIM. La taille de votre entreprise vous aidera à éliminer les entreprises qui servent principalement des organisations de capacités différentes de la vôtre, et l'ampleur des problèmes que vous espérez résoudre déterminera l'étendue du système PIM dont vous aurez besoin. Connaître votre budget vous aidera à protéger votre retour sur investissement, en vous assurant de ne pas dépenser plus pour un système PIM que ce que vous économisez grâce à lui.
Laissez SPS Commerce vous accompagner
Choisir un système PIM ne signifie pas nécessairement payer pour des services individuels auprès de plusieurs prestataires tiers. SPS Commerce fournit aux fournisseurs des solutions PIM grâce à son outil Assortment, tout en offrant des intégrations EDI fluides sur l'ensemble des systèmes des fournisseurs.