Dans cet article, découvrez :
- Les six étapes du cycle order-to-cash d'un fournisseur où se concentre le travail manuel
- Ce que coûte la saisie manuelle des commandes à un fournisseur en croissance, et quels chiffres publiés ne s'appliquent pas
- Ce que trois fournisseurs cités ont supprimé, avec des chiffres avant/après
- Comment l'automatisation de l'échange de données informatisé (EDI) gère les bons de commande, les accusés de réception et les factures
Le cycle order-to-cash (de la commande à l'encaissement) d'un fournisseur va de la réception du bon de commande (PO) d'un distributeur jusqu'au paiement. Quatre documents le pilotent réellement : le bon de commande (ORDERS), l'accusé de réception de commande (ORDRSP), l'avis d'expédition (ASN, ou DESADV) et la facture (INVOIC). Lorsqu'un partenaire commercial les envoie via EDI, ils circulent d'un système à l'autre sans que personne n'ait à les ressaisir. Lorsqu'un partenaire envoie un PDF à la place, les quatre étapes ont toujours lieu, mais une personne doit traiter chacune d'elles manuellement.
Ces étapes constituent les points de contact manuels. L'équipe service client de Beyond Meat a un jour compté 30 commandes en une seule journée, et lorsqu'il s'agit de PDF plutôt que de documents EDI, la saisie des commandes peut occuper une journée de travail entière. C'est en comptabilisant chaque point de contact séparément qu'on peut les supprimer un par un, au lieu d'attendre la fin d'un cycle order-to-cash.
Quels sont les points de contact manuels dans le traitement des commandes ?
Un point de contact manuel désigne toute étape où une personne déplace des données de commande à la main. Ressaisir une ligne d'article d'un PDF dans un logiciel de gestion intégré (ERP) en est un. Tout comme saisir l'adresse de livraison d'un centre de distribution (CD) donné, ou vérifier le total d'une facture par rapport à un bon de commande sur deux écrans.
Chaque point de contact échoue à sa manière, c'est pourquoi il est important d'examiner la cartographie complète.
- La saisie manuelle des commandes peut entraîner des erreurs d'articles et de quantités
- La création manuelle des ASN peut entraîner des pénalités (chargebacks) à la réception
- Le rapprochement manuel des factures peut provoquer des bons de commande perdus et des écarts financiers
Tout qualifier de « travail manuel » masque l'étape qui coûte de l'argent. L'analyse des causes profondes est essentielle pour corriger la bonne.
Point de contact | État manuel | État automatisé | Preuve citée |
Réception du bon de commande | Le PDF arrive dans une boîte de réception partagée, sans jour de commande ni heure limite | Le bon de commande arrive dans l'ERP sous forme de commande client validée | Beyond Meat : 300 à 500 commandes par mois intégrées automatiquement |
Saisie et validation des commandes | Articles, quantités, prix et lieux de livraison saisis à la main | Les champs sont mappés à partir du propre document du partenaire | Beyond Meat : des erreurs atteignaient le client dans 1 à 3 % des commandes |
Accusé de réception de commande | E-mail de confirmation envoyé quand quelqu'un a le temps | L'accusé de réception est généré à partir de l'enregistrement de la commande | Aucun chiffre publié |
Préparation, emballage et étiquetage | Étiquettes créées à partir d'une liste de préparation imprimée | Étiquettes générées à partir des données de commande déjà présentes dans le système | Aucun chiffre publié |
Création de l'ASN / DESADV | Détails d'expédition saisis pour chaque centre de distribution | ASN / DESADV généré à partir de l'enregistrement d'expédition | Grillo's Pickles : la saisie manuelle pour de nombreux centres de distribution entraînait des pénalités |
Rapprochement des factures | Bon de commande, réception des marchandises et facture comparés à la main | Rapprochement à trois voies effectué sur les trois documents | Grillo's Pickles : d'une demi-journée à 20-30 minutes |
L'accusé de réception et la génération d'étiquettes n'ont pas de chiffre avant/après publié, car ils sont généralement intégrés dans un résultat d'automatisation plus global.
Pourquoi la saisie manuelle des commandes coûte-t-elle plus cher à mesure qu'un fournisseur se développe ?
Le coût d'un point de contact manuel correspond au taux d'erreur multiplié par le coût d'une erreur en aval. Avant l'automatisation, Beyond Meat constatait qu'une erreur atteignait le client dans environ 1 à 3 % des commandes. Un mauvais article, une mauvaise quantité ou un mauvais prix : tous finissaient dans l'ERP puis chez le partenaire. Avec 30 commandes lors d'une journée chargée, cela signifie qu'une erreur se produira presque chaque semaine, et chacune atteindra un distributeur auquel vous vendez, sous forme d'avoir, de retour ou de pénalité.
Les chiffres de coût par commande publiés doivent être utilisés avec prudence. Une fourchette souvent citée situe le traitement manuel d'un bon de commande entre 35,88 $ et 506,52 $ par commande. La même source indique que les entreprises ne traitent que 32,6 % de leurs factures sans intervention manuelle. Ces deux chiffres mesurent le côté acheteur, qui inclut la demande d'achat, le circuit d'approbation et le paiement. C'est un travail différent de la saisie des commandes côté fournisseur. Ces chiffres donnent un contexte, pas une référence que les fournisseurs devraient citer à leur propre sujet.
SPS Commerce estime que jusqu'à 5 % du chiffre d'affaires, soit environ 50 % du bénéfice d'exploitation, sont perdus en raison de défaillances de conformité et de traitement. Il s'agit d'une estimation du coût de l'inaction à l'échelle d'une grande entreprise. Elle couvre les défaillances vis-à-vis des partenaires distributeurs au sens large plutôt que la seule saisie des commandes : un fournisseur plus petit doit donc y voir l'ordre de grandeur de son exposition, et non son propre chiffre.
Quelle part du travail manuel l'automatisation EDI des bons de commande supprime-t-elle pour les fournisseurs ?
Beyond Meat gère le traitement des commandes pour l'Amérique du Nord et l'Amérique latine avec une équipe de trois personnes. Une personne supplémentaire couvre les distributeurs retail et restauration hors domicile en Europe. À mesure que l'entreprise ajoutait des distributeurs au Royaume-Uni et dans l'UE, le volume de bons de commande a augmenté plus vite que l'équipe, et la plupart des commandes arrivaient sous forme de PDF à saisir manuellement dans NetSuite.
Une fois ces distributeurs intégrés au réseau SPS, environ 70 % de la clientèle a commencé à commander via le traitement automatisé des commandes (fulfillment). Le temps de traitement des commandes a baissé d'environ 25 % en deux à trois ans. Le poste européen n'a pas nécessité de deuxième recrutement : l'automatisation a absorbé le volume qui l'aurait justifié. L'intégration d'un nouveau distributeur prenait auparavant environ trois mois ; la plupart sont désormais opérationnels en quelques jours.
« SPS Commerce nous a fait gagner au moins 25 % de notre temps de traitement des commandes au cours des deux à trois dernières années. »
Jessica Powers, Manager, Service client, Beyond Meat
Que se passe-t-il lorsque les clients envoient des PDF au lieu d'utiliser l'EDI ?
Tous les partenaires commerciaux ne passeront pas à l'EDI, et un fournisseur est rarement en position de le leur demander. AGF Manufacturing, fabricant familial de composants pour systèmes de sprinklers, dépendait de plusieurs grands clients qui envoyaient tous leurs bons de commande en pièces jointes PDF. Chaque mise en page était différente, les champs se trouvaient à des endroits différents, et la mise en forme évoluait au fil du temps au sein même des documents d'un client. En milieu de journée, 15 à 20 commandes pouvaient arriver d'un coup.
AGF a mis en place SPS PDF Order Automation, qui mappe chaque mise en page et transforme le PDF en commande électronique, sans aucun changement côté client. La précision repose sur un choix concernant la lecture des données : l'extraction s'effectue sur le fichier PDF généré par le système du client, et non sur une version numérisée. Le système automatise désormais 95 à 96 % du volume total de commandes d'AGF. Les sources d'erreur qui ont le plus diminué sont les champs d'adresse et les longues séquences de références produits.
« Le temps que l'on gagne en aval en vaut largement la peine. »
Rich Pancoast, Controller, AGF Manufacturing
Contrairement à l'intégration EDI, cette solution ne change rien pour le partenaire commercial, c'est pourquoi elle convient aux comptes que vous ne pouvez pas faire évoluer.
Quel point de contact les fournisseurs oublient-ils généralement ?
La plupart des discussions sur l'automatisation s'arrêtent à la saisie des commandes, alors que le rapprochement des factures est le point de contact qui a le plus de chances d'encombrer encore votre bureau. Chez Grillo's Pickles, le rapprochement des bons de commande, des factures et des factures des co-packers prenait des heures à la main, et les erreurs à ce niveau entraînaient des bons de commande perdus plutôt qu'un problème d'expédition visible.
Un rapprochement à trois voies entre le bon de commande, le bon de réception et la facture a réduit ce travail d'une demi-journée à 20 à 30 minutes.
L'automatisation conjointe des achats et des ventes a permis d'économiser 40 à 60 heures par semaine de travail en relation client. Le volume de commandes est passé d'environ 80 par semaine à 400 à 600 en période de pointe, et le réseau de partenaires commerciaux est passé de 10 à plus de 46, sans renfort de l'équipe service client.
« Les capacités de SPS avec NetSuite dépassent tout ce que j'aurais pu imaginer, ce qui nous a vraiment fait passer un nouveau cap. »
Mike O'Halloran, Controller, Grillo's Pickles
Foire aux questions
Par où un fournisseur doit-il commencer pour réduire les
erreurs de saisie manuelle des commandes ?
Commencez par le point de contact qui génère le coût en aval le plus élevé, généralement la saisie des commandes. Une erreur à ce stade remonte jusqu'au partenaire commercial et revient sous forme de pénalité. Le rapprochement est souvent la meilleure deuxième étape.
L'automatisation du traitement des commandes exige-t-elle que chaque client utilise l'EDI ?
Non. L'automatisation des commandes PDF transforme le PDF existant d'un client en commande électronique, sans aucun changement de son côté. AGF Manufacturing a automatisé 95 à 96 % de son volume de commandes alors que ses clients continuaient d'envoyer des PDF.
L'automatisation va-t-elle réduire l'équipe en charge des
commandes ?
Aucun des trois fournisseurs présentés ici n'a réduit ses effectifs. Chacun a plutôt absorbé sa croissance, et Grillo's a multiplié son volume de commandes par environ cinq avec la même équipe.
Vous souhaitez supprimer les étapes manuelles de votre cycle order-to-cash ?
SPS Fulfillment automatise la réception, la validation et l'accusé de réception des bons de commande, la création des ASN / DESADV et la facturation. La solution fonctionne avec les partenaires auxquels vous vendez déjà, y compris ceux qui envoient encore des PDF.