Het handmatig invoeren van PDF-bestellingen kost tijd, vertraagt de orderverwerking en vergroot het risico op kostbare fouten.
Met een EDI-oplossing (Electronic Data Interchange) verstuurt u documenten zoals bestellingen, voorraadberichten, verzendberichten en facturen elektronisch. Dat bespaart niet alleen tijdrovende gegevensinvoer en automatiseert uw bestelprocessen, maar stelt u ook in staat meer klanten en meer handelspartners te bedienen, zonder uw processen extra te belasten.
Maar hoe zit het met klanten die niet voor EDI zijn ingericht?
Zoals veel leveranciers en logistieke dienstverleners (3PL's) werkt u waarschijnlijk met een mix van retailers en klanten die hun bestellingen nog altijd per PDF, spreadsheet, e-mail of bijlage aanleveren.
Het verwerken van bestellingen van niet-EDI-klanten kan een stap terug betekenen naar de inefficiëntie van handmatige workflows. De operationele kosten stijgen, en opschalen en groeien worden nog lastiger. Handmatige invoer vertraagt de goederenontvangst, leidt tot vervolgfouten en brengt bij elke bestelling extra kosten met zich mee.
Het kan ook anders.
PDF Order Automation van SPS Commerce is de sleutel tot het naadloos verwerken van niet-EDI-bestellingen binnen uw volledige netwerk: met minder inspanning, zonder fouten en met een snellere, betrouwbaardere orderafhandeling.
Veelvoorkomende problemen bij niet-EDI-bestellingen
Wie eenmaal soepele EDI-bestelprocessen heeft ervaren, ervaart de uitdagingen van niet-EDI-bestellingen als nog belastender, vooral in een magazijnomgeving waar elke minuut telt:
• Hoge operationele kosten: Het handmatig invoeren van bestellingen in uw systeem kost tijd en middelen, drijft de kosten per bestelling op en remt de magazijnactiviteiten af, vooral in piekperiodes.
• Fouten en vertragingen: Onjuist ingevoerde gegevens kunnen leiden tot orderpickfouten, verkeerde leveringen, boetes, beschadigd klantvertrouwen en gemiste SLA's (Service Level Agreements).
• Beperkte schaalbaarheid: Naarmate uw bedrijf groeit, kunnen handmatig verwerkte PDF's en e-mails steeds minder gelijke tred houden met het onboarden van nieuwe klanten of seizoensgebonden volumepieken.
Verouderde workflows staan in veel bedrijven echte efficiëntie in de supply chain in de weg.
Niet-EDI-bestellingen transformeren met automatisering
Als u uw EDI-processen beheert met SPS Commerce Fulfillment, heeft u al toegang tot meer dan 400 kant-en-klare systeemintegraties voor ERP-, OMS- en WMS-oplossingen en meer.
Onze PDF Order Automation maakt gebruik van uw bestaande Fulfillment-integraties om niet-EDI-bestellingen te mappen en rechtstreeks te vertalen naar uw EDI-workflow. Dankzij AI-gestuurde mapping en vertaling worden uw bestellingen naadloos in Fulfillment opgenomen.
Met PDF Order Automation kunt u:
• alle bestellingen verwerken in één geautomatiseerde workflow
• fouten verminderen en de orderafhandeling versnellen
• seizoenspieken of snelle groei opvangen zonder extra personeel aan te nemen
• uw klantenserviceteams en magazijnmedewerkers ontlasten, zodat zij zich kunnen richten op strategische en omzetgenererende taken
Als grootste handelsnetwerk met meer dan 4.000 inkopende organisaties bevindt SPS zich in een unieke positie om zelfs de meest complexe bestelkanalen met meerdere klanten te automatiseren.
De nauwkeurigheidsvraag: OCR versus AI
Misschien vraagt u zich af hoe dit werkt, of bent u sceptisch omdat u de zwakke punten kent van oplossingen die niet-EDI-bestellingen proberen te automatiseren met optische tekenherkenning (OCR).
OCR werkt als een scanner: het herkent tekens, maar geen betekenis. Voor logistieke dienstverleners, waar de nauwkeurigheid van bestellingen bepalend is voor de pickefficiëntie en correcte leveringen, is dat een probleem. Wordt een "O" een "0", dan pickt uw magazijn het verkeerde artikel (SKU), en die kosten gaan ten koste van uw marge.
SPS PDF Order Automation is geen OCR-oplossing. Het is gebaseerd op AI: in plaats van alleen tekens te lezen, begrijpt ons systeem de structuur en de betekenis van documenten.
Dankzij AI-gestuurde mapping leert onze oplossing bovendien de velden van elke individuele PDF te koppelen aan de velden in uw bestelsysteem.
Deze eigen technologie extraheert gegevens met vrijwel perfecte nauwkeurigheid. Zo worden uw PDF-bestellingen op precies dezelfde manier verwerkt als EDI-bestellingen: nauwkeurig, consistent en betrouwbaar genoeg voor de magazijnafhandeling.
SPS PDF Order Automation biedt maximale nauwkeurigheid en efficiëntie en neemt de bezwaren tegen traditionele OCR-systemen weg.
Uw behoefte inschatten: het volume aan PDF-bestellingen
PDF Order Automation lijkt vooral de voor de hand liggende oplossing voor bedrijven met hoge volumes, maar loont ook bij lagere bestelvolumes en voor magazijnen met een gemengd klantenbestand of onvoorspelbare bestelpatronen.
Handmatige processen veroorzaken ook bij kleinere bestellingen inefficiëntie, fouten en onnodige kosten. SPS PDF Order Automation neemt deze lasten weg en legt een schaalbare basis die vandaag al tijd en geld bespaart en uw bedrijf voorbereidt op verdere groei.
De volgende stap: nu is het juiste moment
Het automatiseren van niet-EDI-bestellingen bespaart niet alleen tijd. Het is een strategische stap die u een voorsprong geeft op de concurrentie en uw groei versnelt. Wie voorop loopt met automatisering, kan beter aan klanteisen voldoen, groeiende bestelvolumes aan en kostbare fouten voorkomen.
Of u nu al klant bent van SPS of net begint met het optimaliseren van uw supply chain: SPS PDF Order Automation is een betrouwbare, schaalbare oplossing die inefficiënties in uw niet-EDI-workflows wegneemt en uw magazijn klaarmaakt voor de toekomst.
Niet-EDI-bestellingen hoeven uw bedrijf niet af te remmen. Met geautomatiseerde workflows verwerkt u bestellingen sneller, verlaagt u uw kosten en richt u zich op uw bedrijfsdoelen.
Wilt u af van handmatige PDF-bestellingen? Neem contact op met onze specialisten en ontdek hoe PDF Order Automation in uw processen past.