In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Schwachstellen: Wo die manuelle Auftragsabwicklung im Lebensmittelhandel ins Stocken gerät und Ihre Partnerbeziehungen belastet
- Marktdruck: Warum Lieferdienste wie Mein Aldi und Wolt die Auftragsabwicklung gerade komplexer machen
- Automatisierung in der Praxis: Wie ein Tag ohne Abtippen aussieht, von der Bestellung bis zur Rechnung
- Skalierung: Wie Sie neue Kanäle und Partner anbinden, ohne dass die interne Komplexität mitwächst
Stellen Sie sich einen Händler vor, der täglich bei großen Herstellern bestellt. Sich durch verschiedene Portale und Kataloge zu arbeiten, ist kein Kinderspiel, wenn Liefertermine kollidieren, Kunden Bestellungen für ein Produkt aufgeben, das eigentlich vorrätig sein sollte, die gelieferte Stückzahl jedoch geringer ist als bestellt.
Pro Partner und Tag fällt in der Regel eine Bestellung an. Bei mindestens 5 bis 10 Partnern kommen so schnell mehrere Tausend Dokumente pro Jahr zusammen, wenn man Bestellbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen mitzählt. Jedes davon ist ein Moment, in dem etwas schiefgehen kann.
Wo die Auftragsabwicklung Ihre Partnerbeziehungen schadet
In der Welt der Softwareentwickler heißt es: „Was nicht kaputt ist, soll man nicht reparieren.“ Doch wie viel kosten all diese Fehler und manuellen Prozesse Ihr Unternehmen und Ihre Beziehungen zu Partnern? Es sind nicht nur interne Kräfte, die wegen manueller Prozesse und Ineffizienz leiden.
Manuelle Supply-Chain- Abläufe haben feste Schwachstellen:
- Informationen gehen verloren. Zwischen ERP, Postfach und Lieferantensystem wird an mehreren Stellen von Hand übertragen. Dabei schleichen sich Fehler in Mengen, Artikelnummern und Lieferterminen ein.
- Bestätigungen fehlen oder müssen nachgetragen werden. Ob der Hersteller die Bestellung angenommen hat, erfahren Sie oft erst auf Nachfrage. Liegt die Bestätigung vor, muss sie manchmal erneut von Hand erfasst werden.
- Verspätungen werden spät sichtbar. Ohne verlässliche Lieferavise erfahren Sie von Lieferverzögerungen erst, wenn die Ware fehlt.
- Rechnungen kommen als PDF per E-Mail und werden von Hand abgetippt. Wer diesen Schritt betreut, nennt ihn oft schlicht eine Katastrophe: langsam, fehleranfällig und kaum zu skalieren. Außerdem werden EDI-Rechnungen aufgrund der kommenden Verpflichtung zur B2B-E-Rechnungsstellung allmählich überholt.
Warum wird die Auftragsabwicklung gerade komplexer?
Aldi Süd hat im September 2026 mit Mark Hübner einen ersten eigenen CEO für seinen Lieferdienst "Mein Aldi" berufen. Hübner kennt das Online-Lebensmittelgeschäft aus mehreren Jahren bei Amazon Fresh und als CEO der Rohlik Group in Deutschland und Österreich. Branchenbeobachter werten die Personalie als Signal, dass Aldi Süd den Dienst weiter ausbauen will.
Parallel dazu erweitert der Lieferdienst Wolt sein Partnernetz im deutschen Bio-Lebensmittelmarkt: Kooperationen mit dem Münsteraner Filialisten Superbiomarkt, mit der Bio-Supermarktkette Bio Company in Berlin und mit dem Bio-Handelspartner Alnatura in acht deutschen Städten. Nach Unternehmensangaben soll jeder bestehende Wolt-Market-Standort künftig ein eigenes Bio-Angebot führen.
Die Auftragsabwicklung nimmt in der Komplexität zu. Laut einer PwC-Analyse soll das Marktvolumen des Online-Lebensmittelhandels in Deutschland auf 18 Milliarden Euro bis 2030 steigen. Für Händler heißt das: mehr Kanäle, mehr Bestellvarianten, mehr Verbindungen zu Herstellern, die zuverlässig funktionieren müssen, und das oft mit einem Supply-Chain-Team, das nicht im gleichen Tempo mitwächst. Was heute mit E-Mail und Handarbeit noch durchgeht, hält diesem Wachstum nicht stand.
Aus einzelnen Puzzleteilen ein Gesamtbild
Supply Chains geraten selten durch einen einzelnen Fehler ins Stocken, sondern durch Lücken in der Abstimmung zwischen den Beteiligten. Deshalb reicht es nicht, nur einzelne Dokumente zu digitalisieren, um Teil der operationellen Problemen zu lösen. Was wäre dann eine bessere Lösung? Die Praxis von SPS Commerce zeigt: Ein Tag in der Lieferkette des LEH kann auch anders aussehen.
6:30 Uhr. Das ERP-System erzeugt die Bestellvorschläge, zum ersten Mal auch für den neuen Bio-Hersteller. Früher hätte die Anbindung Wochen gekostet: Ansprechpartner klären, Formate abstimmen, Testbestellungen per E-Mail hin- und herschicken. Weil der Hersteller bereits im Netzwerk von SPS ist, steht die EDI-Verbindung schnell. Die Bestellung (ORDERS) geht direkt aus dem ERP-System an den Lieferanten. Kein Postfach, kein Abtippen, auf keiner Seite.
7:15 Uhr. Die Bestellbestätigung (ORDRSP) ist da und läuft automatisch ins ERP-System. Niemand muss nachfragen, ob die Bestellung angekommen ist.
9:00 Uhr. Die Bestätigung zeigt: Ein Artikel ist nur teilweise lieferbar. Die Abweichung fällt sofort auf, nicht erst, wenn die Ware im Regal fehlt. Das Team kann rechtzeitig umdisponieren und den Online-Kunden ein korrektes Angebot zeigen.
13:00 Uhr. Das Lieferavis (DESADV) trifft ein, lange bevor der Lkw an der Rampe steht. Der Wareneingang weiß, was kommt, in welcher Menge und wann.
16:00 Uhr. Die Rechnung (INVOIC) kommt als strukturierte Daten, nicht als PDF. Sie wird automatisch mit Bestellung und Lieferung abgeglichen. Das Team hat sich heute um genau eine Ausnahme gekümmert, nicht um Dutzende Dokumente.
Multiplizieren Sie das Gelesene, indem Sie es über mehrere Partner am selben Tag verteilen.
Ob ein Handelspartner wie Aldi Süd auf ein eigenes Lager setzt oder wie Wolt auf Partnerschaften mit bestehenden Händlern: Für Markenhersteller bedeutet jede dieser Strategien einen weiteren Kanal, der sauber in die diversifizierte Auftragsabwicklung im Einzelhandel eingebunden werden muss. Das sollte jedoch nicht bedeuten, dass der Stress zunimmt, die Arbeitszeiten länger werden und mehr Brände gelöscht werden müssen. Wer sein Handelspartner-Netzwerk wachsen lassen will, ohne dass die interne Komplexität im gleichen Tempo zunimmt, sollte seine aktuelle Infrastruktur jetzt daraufhin prüfen, wie gut sie neue Kanäle aufnehmen kann.