{"id":719912,"date":"2023-09-18T08:11:39","date_gmt":"2023-09-18T13:11:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.spscommerce.com\/?p=719912"},"modified":"2024-10-03T05:48:12","modified_gmt":"2024-10-03T10:48:12","slug":"la-difference-entre-les-documents-et-factures-numeriques-et-electroniques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.spscommerce.com\/fr\/blog\/la-difference-entre-les-documents-et-factures-numeriques-et-electroniques\/","title":{"rendered":"La diff\u00e9rence entre les documents et factures \u00ab num\u00e9riques \u00bb et \u00ab \u00e9lectroniques \u00bb"},"content":{"rendered":"

Mise \u00e0 jour le 7 ao\u00fbt 2023<\/em><\/p>\n

Un document num\u00e9rique est un document lisible qui ne contient pas de papier dans sa forme originale. C’est par exemple le cas d’une facture re\u00e7ue par courrier \u00e9lectronique au format PDF. En tant qu’exp\u00e9diteur ou destinataire, vous pouvez facilement interpr\u00e9ter les donn\u00e9es contenues dans le document (par exemple pour lire les lignes produits). Il est donc assez facile de saisir ces informations dans le syst\u00e8me ERP de votre entreprise ou dans un autre syst\u00e8me simplement en les lisant.<\/p>\n

Les documents num\u00e9riques sont tr\u00e8s similaires aux documents papier. Bien qu’un document num\u00e9rique ne puisse \u00eatre consult\u00e9 que sur un appareil \u00e9lectronique, il se pr\u00e9sente \u00e0 peu pr\u00e8s de la m\u00eame mani\u00e8re que sur une feuille de papier. C’est pourquoi, m\u00eame lorsqu’une entreprise re\u00e7oit un document num\u00e9rique, il est courant de l’imprimer.<\/p>\n

La mise sur papier d’un document num\u00e9rique est souvent la fa\u00e7on dont les documents sont transf\u00e9r\u00e9s en interne. Par exemple, le transfert d’une facture des op\u00e9rations \u00e0 la comptabilit\u00e9. Il en r\u00e9sulte souvent une salle pleine de classeurs, ce qui n’est pas id\u00e9al pour la gestion des documents.<\/p>\n

Cependant, il est tr\u00e8s important de comprendre la diff\u00e9rence entre un document \u00e9lectronique et un document num\u00e9rique, en particulier lorsqu’il s’agit de factures \u00e9lectroniques.<\/p>\n

Qu’est-ce qu’un document \u00e9lectronique ?<\/strong><\/h2>\n

Contrairement \u00e0 un document num\u00e9rique, un document \u00e9lectronique est constitu\u00e9 de donn\u00e9es pures. Il est donc difficile \u00e0 interpr\u00e9ter pour un \u0153il non averti. Cela s’explique principalement par le fait qu’un document sous forme \u00e9lectronique est destin\u00e9 \u00e0 \u00eatre compris par un ordinateur. En d’autres termes, les donn\u00e9es \u00e9lectroniques sont destin\u00e9es \u00e0 \u00eatre transf\u00e9r\u00e9es d’un syst\u00e8me \u00e0 un autre sans intervention humaine.<\/p>\n

Avec un document \u00e9lectronique, toutes les donn\u00e9es sont automatiquement disponibles dans les syst\u00e8mes appropri\u00e9s (internes et externes) d\u00e8s qu’elles ont \u00e9t\u00e9 envoy\u00e9es ou re\u00e7ues. Il n’est pas n\u00e9cessaire de gaspiller du temps et des ressources pour l’impression. Ceci \u00e9tant dit, un v\u00e9ritable \u00e9change de documents \u00e9lectroniques ne peut \u00eatre r\u00e9alis\u00e9 que si vous disposez d’une solution EDI.<\/p>\n

Si votre entreprise ne dispose pas d’une solution EDI ou d’un syst\u00e8me de gestion des documents \u00e9lectroniques, il est presque certain que vous \u00e9changez des documents num\u00e9riques plut\u00f4t que des fichiers \u00e9lectroniques. Dans ce cas, vous avez l’habitude de faire circuler des documents papier dans le bureau et de taper monotonement les donn\u00e9es des documents num\u00e9riques dans une ou plusieurs logiciels de gestion afin que tout soit trait\u00e9 en cons\u00e9quence.<\/p>\n

Il ne faut pas oublier que le projet ViDA<\/a> va modifier le traitement des factures \u00e9lectroniques dans l’Union europ\u00e9enne. Une facture \u00e9lectronique sera exig\u00e9e pour toutes les transactions interentreprises, et les entreprises devront investir pour se conformer \u00e0 la loi, car aucun document num\u00e9rique ne sera accept\u00e9.<\/p>\n

Le lien entre le num\u00e9rique et l’\u00e9lectronique<\/strong><\/h2>\n

Malgr\u00e9 des diff\u00e9rences majeures, il n’est pas surprenant que beaucoup d’entre nous utilisent les termes \u00ab num\u00e9rique \u00bb et \u00ab \u00e9lectronique \u00bb de mani\u00e8re interchangeable lorsqu’ils font r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 l’\u00e9change de documents. Le jargon du secteur est en partie responsable de cette situation.<\/p>\n

Par exemple, SPS Commerce s’est engag\u00e9e \u00e0 aider les entreprises \u00e0 digitaliser \u00e0 100 % leur supply chain. Compte tenu des nombreux avantages que pr\u00e9sentent les documents \u00e9lectroniques par rapport aux documents num\u00e9riques, il n’est pas tr\u00e8s logique de se consacrer \u00e0 la num\u00e9risation. Apr\u00e8s tout, nous vendons des solutions EDI qui permettent l’\u00e9change de documents \u00e9lectroniques.<\/p>\n

M\u00eame s’il serait formidable de dire que nous aidons les entreprises \u00e0 mettre en place une supply chain enti\u00e8rement \u00e9lectronique, nous ne pouvons pas le faire pour une raison majeure. En effet, chaque entreprise a un niveau de maturit\u00e9 digitale diff\u00e9rent. Les supply chain deviennent de plus en plus complexes. Toute entreprise d\u00e9pend g\u00e9n\u00e9ralement d’un grand nombre de partenaires commerciaux de toutes tailles et de capacit\u00e9s techniques diff\u00e9rentes.<\/p>\n

En d’autres termes, tout le monde ne dispose pas d’une solution EDI. Il n’est pas r\u00e9aliste de supposer que tout le monde est pr\u00eat \u00e0 investir dans une telle solution. Toutefois, compte tenu des nouvelles r\u00e9glementations \u00e0 venir en mati\u00e8re de facturation \u00e9lectronique, nous pouvons affirmer sans risque que le passage \u00e0 une solution de facturation \u00e9lectronique<\/a> est le premier pas dans la bonne direction vers la digitalisation.<\/p>\n

Format \u00e9lectronique ou format num\u00e9rique ?<\/strong><\/h2>\n

Dans une supply chain digitale, la fronti\u00e8re entre format \u00e9lectronique et format num\u00e9rique est floue. En effet, alors qu’une entreprise peut souhaiter recevoir tous ses documents au format \u00e9lectronique (par exemple conform\u00e9ment \u00e0 la norme EDIFACT), un certain nombre de ses partenaires commerciaux peuvent ne pas \u00eatre en mesure d’envoyer ou de recevoir des documents EDIFACT. Il y a de fortes chances que ces partenaires commerciaux pr\u00e9f\u00e8rent recourir aux PDF ou \u00e0 la saisie manuelle dans un portail web.<\/p>\n

Pour les entreprises techniquement avanc\u00e9es – celles qui disposent d\u00e9j\u00e0 d’une solution EDI et qui cherchent \u00e0 optimiser davantage les op\u00e9rations de la supply chain – une supply chain digitale est la suite logique. En effet, pour qu’une entreprise puisse envoyer et recevoir tous les documents au format \u00e9lectronique, elle doit tenir compte des partenaires commerciaux qui utilisent encore des documents num\u00e9riques et papier. En d’autres termes, elles doivent offrir \u00e0 ces partenaires commerciaux une solution facile \u00e0 adopter.<\/p>\n

En ce qui concerne le cas sp\u00e9cifique de la facturation \u00e9lectronique, les r\u00e9glementations locales, comme en France<\/a>, imposent des normes et des formats sp\u00e9cifiques pour se conformer \u00e0 la loi. Le projet ViDA est construit sur la m\u00eame logique ; l’un des objectifs \u00e9tant la standardisation des \u00e9changes entre toutes les entreprises. Dans ce cas, les entreprises devront s’aligner sur la loi et fournir une facture \u00e9lectronique en cons\u00e9quence. Cela signifie qu’\u00e0 terme, les entreprises europ\u00e9ennes<\/a> auront toutes trouv\u00e9 une nouvelle fa\u00e7on de communiquer \u00e9lectroniquement.<\/p>\n

Conclusion<\/strong><\/h2>\n

En conclusion, la diff\u00e9rence entre un document \u00e9lectronique et un document num\u00e9rique r\u00e9side dans leurs caract\u00e9ristiques et applications sous-jacentes. Un document \u00e9lectronique d\u00e9signe une repr\u00e9sentation de donn\u00e9es pures qui peut \u00eatre lue par un ordinateur, mais qui n’a pas vocation \u00e0 \u00eatre facilement \u00e9ditable, mais est structur\u00e9e pour un traitement automatis\u00e9. D’autre part, un document num\u00e9rique comprend des donn\u00e9es qui sont lisibles par l’homme, mais qui ne sont pas structur\u00e9es et faciles \u00e0 traiter par les ordinateurs.<\/p>\n

Dans le domaine de la facturation \u00e9lectronique<\/a>, cette distinction est importante car les entreprises utilisent de plus en plus la facturation \u00e9lectronique pour rationaliser leurs processus financiers. La facturation \u00e9lectronique garantit une int\u00e9gration transparente et automatis\u00e9e avec les syst\u00e8mes comptables, r\u00e9duisant les erreurs manuelles et augmentant l’efficacit\u00e9 globale du cycle de facturation et de paiement. L’adoption de la facturation \u00e9lectronique est donc essentielle pour les entreprises qui cherchent \u00e0 rationaliser leurs op\u00e9rations financi\u00e8res et \u00e0 rester comp\u00e9titives dans le monde d’aujourd’hui, domin\u00e9 par la technologie.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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Qu'est-ce qu'un document \u00e9lectronique ?<\/strong><\/h2>\r\nContrairement \u00e0 un document num\u00e9rique, un document \u00e9lectronique est constitu\u00e9 de donn\u00e9es pures. Il est donc difficile \u00e0 interpr\u00e9ter pour un \u0153il non averti. Cela s'explique principalement par le fait qu'un document sous forme \u00e9lectronique est destin\u00e9 \u00e0 \u00eatre compris par un ordinateur. En d'autres termes, les donn\u00e9es \u00e9lectroniques sont destin\u00e9es \u00e0 \u00eatre transf\u00e9r\u00e9es d'un syst\u00e8me \u00e0 un autre sans intervention humaine.\r\n\r\nAvec un document \u00e9lectronique, toutes les donn\u00e9es sont automatiquement disponibles dans les syst\u00e8mes appropri\u00e9s (internes et externes) d\u00e8s qu'elles ont \u00e9t\u00e9 envoy\u00e9es ou re\u00e7ues. Il n'est pas n\u00e9cessaire de gaspiller du temps et des ressources pour l'impression. Ceci \u00e9tant dit, un v\u00e9ritable \u00e9change de documents \u00e9lectroniques ne peut \u00eatre r\u00e9alis\u00e9 que si vous disposez d'une solution EDI.\r\n\r\nSi votre entreprise ne dispose pas d'une solution EDI ou d'un syst\u00e8me de gestion des documents \u00e9lectroniques, il est presque certain que vous \u00e9changez des documents num\u00e9riques plut\u00f4t que des fichiers \u00e9lectroniques. Dans ce cas, vous avez l'habitude de faire circuler des documents papier dans le bureau et de taper monotonement les donn\u00e9es des documents num\u00e9riques dans une ou plusieurs logiciels de gestion afin que tout soit trait\u00e9 en cons\u00e9quence.\r\n\r\nIl ne faut pas oublier que le projet ViDA<\/a> va modifier le traitement des factures \u00e9lectroniques dans l'Union europ\u00e9enne. Une facture \u00e9lectronique sera exig\u00e9e pour toutes les transactions interentreprises, et les entreprises devront investir pour se conformer \u00e0 la loi, car aucun document num\u00e9rique ne sera accept\u00e9.\r\n

Le lien entre le num\u00e9rique et l'\u00e9lectronique<\/strong><\/h2>\r\nMalgr\u00e9 des diff\u00e9rences majeures, il n'est pas surprenant que beaucoup d'entre nous utilisent les termes \u00ab num\u00e9rique \u00bb et \u00ab \u00e9lectronique \u00bb de mani\u00e8re interchangeable lorsqu'ils font r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 l'\u00e9change de documents. Le jargon du secteur est en partie responsable de cette situation.\r\n\r\nPar exemple, SPS Commerce s'est engag\u00e9e \u00e0 aider les entreprises \u00e0 digitaliser \u00e0 100 % leur supply chain. Compte tenu des nombreux avantages que pr\u00e9sentent les documents \u00e9lectroniques par rapport aux documents num\u00e9riques, il n'est pas tr\u00e8s logique de se consacrer \u00e0 la num\u00e9risation. Apr\u00e8s tout, nous vendons des solutions EDI qui permettent l'\u00e9change de documents \u00e9lectroniques.\r\n\r\nM\u00eame s'il serait formidable de dire que nous aidons les entreprises \u00e0 mettre en place une supply chain enti\u00e8rement \u00e9lectronique, nous ne pouvons pas le faire pour une raison majeure. En effet, chaque entreprise a un niveau de maturit\u00e9 digitale diff\u00e9rent. Les supply chain deviennent de plus en plus complexes. Toute entreprise d\u00e9pend g\u00e9n\u00e9ralement d'un grand nombre de partenaires commerciaux de toutes tailles et de capacit\u00e9s techniques diff\u00e9rentes.\r\n\r\nEn d'autres termes, tout le monde ne dispose pas d'une solution EDI. Il n'est pas r\u00e9aliste de supposer que tout le monde est pr\u00eat \u00e0 investir dans une telle solution. Toutefois, compte tenu des nouvelles r\u00e9glementations \u00e0 venir en mati\u00e8re de facturation \u00e9lectronique, nous pouvons affirmer sans risque que le passage \u00e0 une solution de facturation \u00e9lectronique<\/a> est le premier pas dans la bonne direction vers la digitalisation.\r\n

Format \u00e9lectronique ou format num\u00e9rique ?<\/strong><\/h2>\r\nDans une supply chain digitale, la fronti\u00e8re entre format \u00e9lectronique et format num\u00e9rique est floue. En effet, alors qu'une entreprise peut souhaiter recevoir tous ses documents au format \u00e9lectronique (par exemple conform\u00e9ment \u00e0 la norme EDIFACT), un certain nombre de ses partenaires commerciaux peuvent ne pas \u00eatre en mesure d'envoyer ou de recevoir des documents EDIFACT. Il y a de fortes chances que ces partenaires commerciaux pr\u00e9f\u00e8rent recourir aux PDF ou \u00e0 la saisie manuelle dans un portail web.\r\n\r\nPour les entreprises techniquement avanc\u00e9es - celles qui disposent d\u00e9j\u00e0 d'une solution EDI et qui cherchent \u00e0 optimiser davantage les op\u00e9rations de la supply chain - une supply chain digitale est la suite logique. En effet, pour qu'une entreprise puisse envoyer et recevoir tous les documents au format \u00e9lectronique, elle doit tenir compte des partenaires commerciaux qui utilisent encore des documents num\u00e9riques et papier. En d'autres termes, elles doivent offrir \u00e0 ces partenaires commerciaux une solution facile \u00e0 adopter.\r\n\r\nEn ce qui concerne le cas sp\u00e9cifique de la facturation \u00e9lectronique, les r\u00e9glementations locales, comme en France<\/a>, imposent des normes et des formats sp\u00e9cifiques pour se conformer \u00e0 la loi. Le projet ViDA est construit sur la m\u00eame logique ; l'un des objectifs \u00e9tant la standardisation des \u00e9changes entre toutes les entreprises. Dans ce cas, les entreprises devront s'aligner sur la loi et fournir une facture \u00e9lectronique en cons\u00e9quence. Cela signifie qu'\u00e0 terme, les entreprises europ\u00e9ennes<\/a> auront toutes trouv\u00e9 une nouvelle fa\u00e7on de communiquer \u00e9lectroniquement.\r\n

Conclusion<\/strong><\/h2>\r\nEn conclusion, la diff\u00e9rence entre un document \u00e9lectronique et un document num\u00e9rique r\u00e9side dans leurs caract\u00e9ristiques et applications sous-jacentes. Un document \u00e9lectronique d\u00e9signe une repr\u00e9sentation de donn\u00e9es pures qui peut \u00eatre lue par un ordinateur, mais qui n'a pas vocation \u00e0 \u00eatre facilement \u00e9ditable, mais est structur\u00e9e pour un traitement automatis\u00e9. D'autre part, un document num\u00e9rique comprend des donn\u00e9es qui sont lisibles par l'homme, mais qui ne sont pas structur\u00e9es et faciles \u00e0 traiter par les ordinateurs.\r\n\r\nDans le domaine de la facturation \u00e9lectronique<\/a>, cette distinction est importante car les entreprises utilisent de plus en plus la facturation \u00e9lectronique pour rationaliser leurs processus financiers. La facturation \u00e9lectronique garantit une int\u00e9gration transparente et automatis\u00e9e avec les syst\u00e8mes comptables, r\u00e9duisant les erreurs manuelles et augmentant l'efficacit\u00e9 globale du cycle de facturation et de paiement. 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